Geolocalizzazione dei mezzi aziendali e privacy: cosa è legale e cosa no

Sempre più aziende adottano software di gestione della flotta per ottimizzare le spese e migliorare l’efficienza dei propri mezzi aziendali. Tra le offerte di questo tipo di software ci sono i servizi di localizzazione o geolocalizzazione delle auto aziendali utilizzate dai dipendenti.

Quindi è possibile installare dispositivi GPS sui mezzi aziendali?

In breve sì, l’uso di questi sistemi non incorre nella violazione della privacy se si seguono alcune accortezze. Scendiamo nei dettagli e scopriamo cosa bisogna fare per avere un sistema completamente a norma.

Adempimenti per una geolocalizzazione 100% a norma

Con l’evoluzione della tecnologia GPS e di gestione della flotta, anche la legge si è adattata ai nuovi sistemi di controllo. Una delle ultime autorevoli espressioni in merito è il provvedimento del Garante della Privacy n. 138/2017, che accoglie l’utilizzo di sistemi GPS sulle auto aziendali, fissando però alcune precise condizioni d’uso e specifiche modalità per la raccolta dei dati.
In base alla nuova normativa, per installare dei dispositivi di tracciamento un datore di lavoro deve:

• Informare correttamente i dipendenti, per via scritta o orale.
  Il Garante della privacy stabilisce con un'apposita normativa che la geolocalizzazione dei veicoli deve essere comunicata ai dipendenti anche solo con una semplice comunicazione orale. Ma come tutti sanno "verba volant scripta manent" e in caso di controversie non è facile dimostrare l'avvenuta comunicazione "a parole". Per garantire la tracciabilità dell'avvenuta comunicazione suggeriamo quindi di predisporre anche una comunicazione scritta da mostrare alla prima riunione plenaria oppure da inviare per e-mail o PEC al personale interessato.
• Predisporre un’informativa della privacy correttamente firmata.
  Per poter utilizzare sistemi di localizzazione GPS sui mezzi aziendali è necessario disporre dei dati personali dei dipendenti (nome, cognome, indirizzo, telefono, numero patente, ecc.), nel rispetto della normativa sulla privacy. Presta quindi attenzione a che la tua azienda abbia già provveduto a far sottoscrivere ai dipendenti l'informativa privacy, che secondo gli obblighi di legge andrebbe predisposta all'inizio di qualunque rapporto di lavoro per gestirne gli aspetti organizzativi, fiscali, assistenziali e retributivi. Quindi, verifica con il tuo Commercialista di avere tutte le carte in regola, a prescindere dall’utilizzo di un software di geolocalizzazione dei mezzi aziendali!
• Garantire un'adeguata protezione dei dati personali dei dipendenti adottando misure organizzative e tecniche specifiche.
  Il concetto è semplice: i dati “sensibili” devono essere conservati e raccolti con sicurezza e devono essere accessibili al solo personale autorizzato. A differenza delle soluzioni di gestione della flotta amatoriali, un software con una buona tecnologia è capace di garantire la totale sicurezza dei dati raccolti. I software forniscono anche password personali, così che il solo personale addetto alla gestione dei mezzi abbia accesso ai dati relativi ai mezzi e al personale.

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Keet: innovazione, sicurezza e conformità alla legge

Keet è un software di gestione della flotta per le piccole e medie imprese che, tra le tante funzionalità, offre un servizio completo di controllo, analisi e geolocalizzazione della flotta. Keet segue e raccoglie dati precisi relativi ai tuoi veicoli e li analizza per te, aiutandoti a individuare opportunità di risparmio.

Keet è stato ideato per combinare altissime prestazioni con la massima sicurezza. In conformità con le norme vigenti, Keet protegge i dati raccolti attraverso la crittografia più sicura presente sul mercato e altre specifiche misure di sicurezza. In questo modo previene la perdita, gli usi illeciti o non autorizzati dei dati, e ne permette il trattamento per i corretti fini produttivi.
Qui di seguito i vantaggi per chi utilizza Keet: le aziende e il personale.

Keet: vantaggi per l’azienda

ll sistema Keet fornisce un tracciamento accurato degli spostamenti dei veicoli e dei relativi guidatori e altri dati importanti quali lo stato dei veicoli, i consumi reali e le velocità di percorso. Keet ti aiuta a definire il tragitto migliore per i tuoi veicoli, così da minimizzare consumi ed emissioni nel quotidiano. Un’analisi accurata dello stato dei veicoli ti consente inoltre di tenere traccia, in modo rapido e semplice, delle informazioni relative a riparazioni e manutenzioni preventive della tua flotta. ​​Questo si traduce in diminuzione di spese improvvise e riduzione del fermo auto.

Inoltre con Keet puoi ottenere decisivi miglioramenti organizzativi. Grazie al potere dei dati, l’intelligenza di Keet ti supporta durante la definizione del corretto dimensionamento della flotta, suggerendoti, in base alla tua performance e carico di lavoro, il numero ottimale di veicoli da adottare. Individuare e porre rimedio ad eventuali inefficienze ti permette di aumentare la produttività e migliorare l’organizzazione delle attività.

Keet: vantaggi per i lavoratori

Il servizio di localizzazione 24/7 di Keet fornisce anche una protezione costante ai dipendenti, il cuore operativo e funzionale dell’azienda. Infatti disporre in tempo reale della posizione esatta di ciascun veicolo permette un intervento immediato in situazioni di potenziale pericolo. Inoltre la sicurezza dei lavoratori è ulteriormente garantita dal sistema di Protezione KeetSafe, che, in caso di potenziali minacce al veicolo (es. tentato furto), invia una notifica direttamente al datore di lavoro che può prendere decisioni tempestive e più informate.

GPS e normativa a tutela dei dati personali: L’evoluzione nel tempo

Se non abbiamo ancora saziato la tua curiosità e vuoi scoprire qualcosa di più sulla normativa in materia di protezione dei dati personali e utilizzo di software di geolocalizzazione sui veicoli aziendali, di seguito riassumiamo l'evoluzione della legislazione in merito nel corso degli anni.

Nel luglio 2011 il Garante della Privacy ha stabilito che le aziende possono dotare i propri mezzi di sistemi di geolocalizzazione satellitare. In seguito, nel settembre del 2014 lo Statuto dei Lavoratori ha provveduto a regolamentare l’utilizzo di questi sistemi, limitandone le finalità soltanto all’organizzazione e produttività aziendale e alla sicurezza dei dipendenti, escludendone quindi l’utilizzo a scopi di controllo e disciplinari. Lo stesso statuto prevede che si debba dare adeguata informazione ai dipendenti circa la presenza di strumenti di controllo.

Il nuovo regolamento europeo N°679/2016 in materia di tutela dei dati personali stabilisce che il trattamento dei dati (nel caso specifico quelli ricavati dal GPS) necessiti il consenso dei lavoratori o altra base legittima. Nel caso delle aziende di trasporto, il permesso dei dipendenti non è strettamente necessario purché il datore di lavoro possa dimostrare che l’utilizzo dei sistemi di geolocalizzazione satellitare sia finalizzato all’organizzazione e produttività aziendale e alla sicurezza dei dipendenti. Anche in questo caso, l’azienda deve dimostrare di aver correttamente informato i dipendenti.

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